文秘专业就业前景_文秘专业知识

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　　文秘基础知识与技能

　　文书工作是一项科学的严肃的工作，它要求从事这项工作的文书工作人员应具备以下基本素质：

　　(一)有较高的政治觉悟、政策水平，较强的法制观念(文书工作人员政策水平的高低，决定文书工作质量的优劣;文书工作人员既要懂法，又要守法)

　　(二)热爱本职，忠于职守，埋头苦干，严谨精细，遵守纪律，严守秘密

　　1、作为文书工作人员，只有热爱本职工作和忠于职守，才能搞好文书工作。

　　2、埋头苦干和严谨精细，是文书工作人员应有的工作态度和工作精神。

　　3、遵守纪律，就是严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。

　　(三)应有必备的专业基础知识、操作知识和相关学科的基本知识

　　文书工作人员的专业基础知识，主要是指与他们所从事的文书工作密切相关的基本原理性的知识。大体包括以下几个方面：

　　一是基础理论知识。包括文书学、应用写作、秘书学、信息学、行政管理学等。基础理论知识带有一定综合性、概括性和基础性，是文书工作的实际操作知识、操作技能的理论指导。

　　二是实际操作知识。文书工作人员必备的专业基础知识不但包括基础理论知识，还应包括实际操作知识。也就是说，文书工作人员不能只了解和掌握文书工作的各个环节及其工作内容，还要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知识。主要是指与文书工作业务相关的某些基本知识。

　　(四)掌握熟练的业务技能，不断提高综合运用能力

　　文书工作的业务技能，主要有以下一些：

　　1、文字综合处理能力

　　2、书写能力

　　3、速记能力

　　4、印制能力

　　5、校对能力

　　6、运用现代化办公设备的能力

　　秘书部分观点

　　(一)秘书的知识结构

　　秘书的知识结构就是秘书工作所需要的知识，就是秘书工作能力形成需要以之为基础的知识及其构成状况。

　　秘书工作的综合性，要求秘书具有较宽广的知识面;秘书工作的专业性，要求秘书具有较扎实的专业知识。

　　1、基础知识层次

　　基础知识层次是秘书知识结构的根底，是秘书知识结构中起基础性作用的那部分知识，是构建秘书知识结构的基本条件。基础知识不仅要扎实，而且要宽广。

　　(1)文化基础知识

　　秘书具有的文化基础知识，一方面是社会科学基础知识，另一方面是自然科学知识。高中文化程度，是国家对所有政府机关干部的共同要求，也是秘书人员应有知识的最低层次。如汉语知识、科学知识、历史知识、外语知识等;

　　(2)理论基础知识

　　掌握基础理论知识，是提高秘书素质的基本条件。如马克思主义基本理论、经济学知识、党的基本政策;

　　(3)法律基础知识

　　法律基础知识是秘书从事秘书工作的重要依据。秘书工作要规范化，首先要求秘书人员掌握基本的法律知识。

　　2、辅助知识层次

　　辅助知识层次指的是虽非秘书专业知识但又与秘书专业知识相关的知识，是一种带有辅助性的知识。

　　(1)传统学科，主要包括文学、美学、法学、新闻学、伦理学方面的知识和心理学知识

　　(2)新兴学科，主要有管理科学知识、社会交际知识、软科学知识及其他相关学科。

　　3、专业知识层次

　　专业知识层次是秘书知识结构的核心部分和基本层次，指的是从事秘书工作所需要的专门业务知识，是一种带有一定方向性的知识，是形成秘书职业特色、与秘书工作目标密切联系的部分。它由两个部分组成：

　　(1)业务知识

　　主要指秘书业务知识，这是区别于其他专业的重要标志。大体包括：普通秘书学;分支秘书学(如行政秘书学、企业秘书学、科技秘书学、涉外秘书学、基层秘书学、高级秘书学);秘书写作学;秘书心理学;文书学、档案学、公文写作学等方面的知识;调查研究、会务工作、信访工作、机要保密、组织协调、办公自动化等方面的知识。

　　(2)行业知识

　　秘书必须掌握以下必要的行业知识：了解所属行业知识的总体构成和知识门类;了解所属部门工作的任务和特点;深入掌握工作中使用频率较多的知识;懂得行业的管理知识

　　注意：A、当今比较合理的秘书知识结构，应该具有以下几个特性：中心性;宽阔性;动态性;层次性。

　　B、建立合理知识结构的方法和途径是：勤奋好学是成功的前提。另外，要注意知识的积累，要注意知识的更新，要注意知识的充实。

　　(二)秘书的能力结构

　　秘书能力是指秘书人员在实践中完成秘书工作的本领，也就是说秘书能力只能通过秘书的一系列活动才能显示和发展。

　　1、基础能力

　　指秘书从事秘书活动所需要的能力，是从事秘书工作的基本条件。

　　(1)秘书的观察力

　　一个人所获得的信息有80%—90%是经过视觉而来的。秘书的观察力应重点置于领导和社会两个方面。良好的观察力要求：要有目的性、条理性、敏锐性。

　　(2)秘书的记忆力

　　良好的记忆力表现为：记得快、记得准、记得多、记得牢。良好的记忆方法：编组法、提要法、推算法、形象法等。

　　(3)秘书的思维力

　　思维力在秘书的基础能力中居核心地位。思维力强的表现在于：思维要宽阔、要深刻、要灵活、要新颖。

　　(4)秘书的想象力

　　想象力在秘书工作中尤其是创造性的工作中意义十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有现实性、丰富性、新颖性。秘书要有良好的想象力，首先要丰富大脑的表象和知识储备，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如类比、联想等。

　　2、专业能力

　　(1)阅读能力

　　秘书阅读能力的一般要求是：要准确、要快速。秘书阅读能力的培养，首先要有较好的知识结构，其次要注意其他能力的发展，最后要有科学的阅读方法。

　　(2)写作能力

　　即书面表达能力，这是秘书的基本功，是文字秘书的“看家本领”。秘书写作能力，主要是指各种应用文的写作能力。秘书写作能力的一般要求是：要准确、简洁、规范。

　　(3)说话能力

　　即口头表达能力，秘书说话能力的一般要求是：要发音正确，要表达简练，要语气措辞得体。提高说话能力的途径：首先要多说，其次要多想，此外要注意其他方面的修养和磨练。

　　(4)办事能力

　　秘书的基本职能就是办事。秘书一般办事能力的一般要求如下：要熟谙办事之道，要善于相机行事，要善于接人待物。

　　3、特殊能力

　　指秘书从事一些专门秘书工作所需要的能力，它带有个性特色，是造成秘书能力结构个性差异的重要方面。

　　(1)协调能力

　　指运用协调原理和方法使各方面保持秩序化、科学化的能力。一般要求是：要掌握协调依据，熟悉政策法规，不搞“随意性”;要掌握协调原则，使协调有根有据;要选择协调方法，针对不同的情况和对象运用各种不同的协调方法。

　　(2)调研能力

　　一般要求是：要有计划;有科学的方法;有较强的洞察力;要善于与被调查者迅速沟通，取得对方的信任。

　　(3)操作能力

　　主要包括打字、复印、微缩、摄影、录音、录像、编辑、校对、速记、驾驶等。

　　(三)秘书的心理素质

　　秘书的心理素质，指秘书在心理过程、心理倾向和心理品质等方面表现出来的稳定心理特点的总和，它影响着秘书的辅助行为、人际关系和自我修养。

　　1、秘书心理素质的构成

　　(1)秘书的兴趣

　　即认识倾向，常说的爱好。秘书的兴趣应具有以下几种品质：广泛性、中心性、持久性

　　(2)秘书的情感与情绪

　　情感是人们对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。秘书情感的品质是：要有道德感;要有理智感;要有审美感。

　　情绪是情感的基本形式，是人们对客观事物的态度体验。情感比较稳定而持久，情绪容易变化而不稳定。秘书的情绪按性质分为两类：即愉快的情绪;不愉快的情绪。按发生强度、速度和持续时间分为三类：心境、激情、应激。

　　(3)秘书的意志

　　良好的意志是秘书工作取得成效的保证，是自我修养不断提高的动力。

　　良好的意志应该具备的特征：要具有自觉性、果断性、坚持性、自制性。(相反的分别是：受示性、独断性;寡断性、武断性;顽固性、动摇性;任性)

　　(4)秘书的气质

　　气质是指人们比较稳定的心理活动动力特征。人的所有心理活动和行为都受气质影响，气质具有稳定性，但人的气质是千差万别的。气质的主要类型有：多血质(活泼型)的人、胆汁质(兴奋型)的人、粘液质(安静型)的人、抑郁质(抑制型)的人。

　　注意：

　　上述四种气质既有积极的因素，也有消极的方面，并不能决定一个人成就的大小。工作成就的大小主要是由一个人的工作态度和努力程度决定的。在实际工作中，对不同气质类型的秘书安排工作可以有不同的考虑。

　　秘书进行气质修养的途径：自我控制、职业环境影响、有意识地做一些与自己气质相反的工作。

　　(1)秘书的性格

　　秘书性格是秘书心理素质的核心部分。性格主要表现在两个方面：对现实的态度上和行动的方式上。

　　秘书健全的性格主要包括：要坚强执著而不固执;要敏捷灵活而不冒失;要开朗随和而不轻佻;要幽默诙谐而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人际关系，有利于适应环境，有利于身心健康。

　　2、秘书的心理健康

　　(1)影响秘书心理健康的因素

　　负担过重;舆论压力;关系复杂。

　　(2)秘书心理健康的标准

　　一个心理健康的秘书应具有以下的主要标志：智力正常;情绪成熟;行为协调;工作专注;关系和谐。

　　(3)秘书常见的心理障碍及消除

　　嫉妒：要正视自己的差距，停止与别人的比较，要有通过努力赶上或超过别人的积极心态，从病态的自卑或自尊中解脱。

　　焦虑：要增强自信，对未来充满信心，不为一时一事所困扰，不为一得一失而计较，努力去实现一个有意义的目标，

　　急躁：遇事冷静，处变不惊。

　　厌烦：树立正确的理想信念和工作目标，要有正确是思维方法，懂得厌烦是无济于事的。

　　自傲和自卑：树立正确的自我表现意识，从而保持心理平衡。

　　 (二)教师礼仪

　　 教师是学校工作的主体，不仅是科学文化知识的传播者，而且是学生思想道德的

　　教育者。老师在传播知识的同时，以自己的言行举止、礼仪礼貌对学生进行着潜移默化的影

　　响，从而对学生的言行举止发生作用。因此，老师要十分注意自己给学生留下的印象，要使

　　自己从各方面成为一个优秀的、学生能够仿效的榜样。

　　1、教师的行为举止：一个人气质、自信、涵养往往从他的姿态中就能表现出来。作为塑造

　　人类灵魂工程师的老师，更要注意自己在各种场合的行为举止，做到大方、得体、自然、不

　　虚假。 

　　(1)目光：在讲台上讲课时，教师的目光要柔和、亲切、有神，给人以平和、易接近、有主

　　见之感。当讲话出现失误被学生打断，或学生中出现突发事情打断你的讲课时，不能投以鄙

　　夷或不屑的目光，这样做有损于你在学生心目中的形象。

　　(2)站姿：老师站着讲课，既是对学生的重视，更有利于用身体语言强化教学效果。站着

　　讲课时，应站稳站直，胸膛自然挺起，不要耸肩，或过于昂着头。需要在讲台上走动时，步

　　幅不宜过大过急。

　　(3)手势：老师讲课时，一般都需要配以适度的手势来强化讲课效果。手势要得体、自然、

　　恰如其分，要随着相关内容进行。讲课时忌讳敲击讲台、或做其他过分的动作。

　　2、教师的言谈：教师承担的主要任务离不开语言表达。因此，作为一名教师，要注意表

　　达语言时应遵守的礼仪礼节。

　　(1)表达要准确：学校中设置的每一门课程都是一门科学，有其严谨性、科学性。老师在教

　　授时应严格遵循学科的要求，不可庸俗化。

　　(2)音量要适当：讲课不是喊口号，声音不宜过大，否则，会给学生以声嘶力竭之感。如果 声音太低又很难听清，也会影响教学效果。 

　　(3)语言要精练：讲课要抓中心，不说废话和多余的话，给学生干净利索的感觉。

　　(4)讲课可以适时插入一些风趣、幽默的话，以活跃课堂气氛，提高学生学习的兴趣。

　　3、与学生谈话：

　　(1)提前通知，有所准备。谈话最好提前与学生打招呼，让学生有一个思想准备，这既是

　　一种礼貌，又是对学生的尊重。 

　　(2)热情迎候，设置平等气氛。举止端正，行为有度。谈话时，语气要平和，要有耐心，不

　　要高音量、不反唇相讥，应表现出良好的道德修养。

　　(3)分清场合，入情入理。在与人谈话时，老师的表情要与谈话对象、内容协调一致。不要

　　言过其实，故意夸大事实，也不应传播不利团结或道听途说的事情。

　　 五、公务礼仪

　　(一)当面接待扎仪

　　上级来访，接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记;领导了解情况，要如实回答;如

　　领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。领导告辞时，要起身相送，互道“再见”。

　　下级来访，接待要亲切热情。除遵照一般来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一

　　时解答不了的要客气地回复。来访结束时，要起身相送。

　　 (二)电话接待礼仪

　　电话接待的基本要求：

　　(1)电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等。

　　(2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的

　　积极反馈。

　　(3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。

　　(4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以“再见”为结束语。对方放下话筒之后，自己

　　再轻轻放下，以示对对方的尊敬。 

　　( 三)引见时的礼仪

　　 到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、介绍。在引导客

　　人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。

　　在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一

　　下本单位的大概情况。

　　在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应

　　用手指关节轻叩，不可用力拍打。进入房间后，应先向领导点头致意，再把客人介绍给领导

　　，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方。介绍的顺序一般是把身份低、

　　年纪轻的介绍给身份高、年纪大的;把男同志介绍给女同志;如果有好几位客人同时来访，

　　就要按照职务的高低，按顺序介绍。介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，

　　出门后应回身轻轻把门带上。

　　 (四)乘车行路

　　 办公室的工作人员在陪同领导及客人乘车外出时要注意：

　　(1)让领导和客人先上，自己后上。

　　(2)要主动打开车门，并以手示意，待领导和客人坐稳后再关门，一般车的右门为上、为

　　先、为尊，所以应先开右门，关门时切忌用力过猛。 

　　(3)在乘车的座位上很讲究，我国一般是右为上，左为下。陪同客人时，要坐在客人的左边 。 〖HTK〗

　　(五)递物与接物

　　递物与接物是生活中常用的一种举止。

　　礼仪的基本要求就是尊重他人。因此，递物时须用双手，表示对对方的尊重。例如递交名

　　片：双方经介绍相识后，常要互相交换名片。递交名片时，应用双手恭敬地递上，且名片的

　　正面应对着对方。在接受他人名片时也应恭敬地用双手捧接。接过名片后要仔细看一遍或有

　　意识地读一下名片的内容，不可接过名片后看都不看就塞入口袋，或到处乱扔。

　　(六)会议礼仪 会议的通用礼仪，主要有以下几点：

　　(1)发放会议通知时应阐明目的。

　　(2)拟发好会议通知。会议通知必须写明开会时间、地点、会议主题及参加者等内容。要

　　提前一定的时间发通知，以便使参加者有所准备。

　　(3)安排好会场。会场的大小，要根据会议内容和参加者的多少而定。如果会场不易寻找

　　，应在会场附近安设路标以作指点。 

　　(4)开会的时间宜紧凑。开“马拉松”式的长会，往往上面在作长篇报告，下面却在交头接

　　耳呵欠不断。所以，“短小精悍”，有效地利用时间，讨论实质性的问题，应视为开会礼仪

　　中十分重要的一条。 

　　(5)迎送礼仪。凡是一些大型或中型会议，对会议参加者要认真做好迎送工作。一般应在会

　　前组成一个会务组，专门处理有关问题。 

　　六、日常交际礼仪

　　(一)宴请礼仪

　　宴请是公关交往中常见的交际活动形式之一，恰到好处的宴请，会为双方的友谊增添许多色

　　彩。赴宴要准时，赴宴前应修整仪容以及装束，力求整洁大方。在宴请排位时，客人要听从

　　主人的安排。入座后，主人招呼，即可开始进餐，取菜时不要盛得太多，如不够，可以再取

　　。如果主人为你夹菜，要说"谢谢"。吃东西时要文雅，闭嘴，细嚼，慢咽。不要发出声音或

　　呕嘴。嘴内有食物时，切勿讲话。剔牙时，要用手或餐巾遮住口。当主人起身祝酒时，应暂

　　停进餐，注意倾听。碰杯时，主人和主宾先碰。人多时可同时举杯示意，不一定碰杯。饮酒

　　不要过量，可敬酒，但不要硬劝强灌。

　　(二)舞会礼仪

　　参加舞会时仪表、仪容要整洁大方，尽量不吃葱、蒜、醋等带强烈刺激气味的食品，不喝烈

　　性酒，不大汗淋漓或疲惫不堪地进入舞场。患有感冒者不宜进人舞场。尚不会跳舞者最好不

　　在舞场现学现跳，待学会后再进舞池。

　　一般情况下，男士应主动有礼貌地邀请女士;如果是上下级的关系，不论男女，下级都应主

　　动邀请上级跳舞。跳舞时舞姿要端庄，身体保持平、直、正、稳，切忌轻浮鲁莽;男士动作

　　要轻柔文雅，不宜将女士拢得过紧、过近;万一触碰了舞伴的脚部或冲撞了别人，要有礼貌

　　地向对方额首致歉。一曲终了，方可停舞。男舞伴应送女舞伴至席位，并致谢意，女舞伴则

　　应点头还礼。除此之外，还应讲究文明礼貌，维护舞场秩序，不吸烟，不乱扔果皮，不高声

　　谈笑，不随意喧哗，杜绝一切粗野行为。

　　(三)拜访礼仪

　　1、拜访前的相邀礼仪：不论因公还是因私而访，都要事前与被访者电话联系。联系的内容

　　主要有四点： 

　　(1)自报家门(姓名、单位、职务)。

　　(2)询问被访者是否在单位(家)，是否有时间或何时有时间。

　　(3)提出访问的内容(有事相访或礼节性拜访)使对方有所准备。

　　(4)在对方同意的情况下定下具体拜访的时间、地点。注意要避开吃饭和休息、特别是午睡

　　的时间。最后，对对方表示感谢。 

　　2、拜访中的举止礼仪： 

　　(1)要守时守约。 

　　(2)讲究敲门的艺术。要用食指敲门，力度适中，间隔有序敲三下，等待回音。如无应声，

　　可再稍加力度，再敲三下，如有应声，再侧身隐立于右门框一侧，待门开时再向前迈半步， 与主人相对。

　　(3)主人不让座不能随便坐下。如果主人是年长者或上级，主人不坐，自己不能先坐。主

　　人让座之后，要口称“谢谢”，然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。主人递上烟茶要双手接过并

　　表示谢意。如果主人没有吸烟的习惯，要克制自己的烟瘾，尽量不吸，以示对主人习惯的尊

　　重。主人献上果品，要等年长者或其他客人动手后，自己再取用。即使在最熟悉的朋友家里

　　，也不要过于随便。  (4)跟主人谈话，语言要客气。

　　(5)谈话时间不宜过长。起身告辞时，要向主人表示：“打扰”之歉意。出门后，回身主动

　　伸手与主人握别，说：“请留步”。待主人留步后，走几步，再回首挥手致意：“再见”。

　　七、涉外礼仪

　　在国际交际中，礼宾是一项很重要的工作，许多外事活动，往往是通过各种交际礼宾活动进

　　行的。一般来说，各种交际活动，国际上都有一定惯例，但各国往往又根据本国的特点和风

　　俗习惯，有自己独特的做法，我们在对外交往中除应发扬我国礼仪之邦的优良传统，注意礼

　　貌、礼节之外，还应尊重各国、各民族的风俗习惯，了解它们不同的礼节、礼貌的作法，从

　　而使得我们在对外活动中真正做到不卑不亢，以礼相待。

　　1、举止：在外事活动中，举止要落落大方、端庄稳重，表情要自然诚恳、和蔼可亲，不

　　能不拘小节。站时，身体不要东歪西靠，不要斜靠在桌面或倚靠;坐时，姿势要端正，不要

　　翘脚、摇腿，也不要显出懒散的样子，女同志不要支开双腿;走时，脚步要轻，如遇急事可

　　加快脚步，但不要慌张奔跑;说话时，手势不要过多，也不要放声大笑或高声喊人。

　　2、谈吐：在与外宾交谈时，表情要自然，态度要诚恳，用语要文明，表达要得体。别人

　　在与他人个别交谈时，不要凑前旁听。若有事需与某人谈话，应待别人说完。交谈中若有急

　　事而要离开时，应向对方打招呼，表示歉意。在与外宾交谈时，不要打听对方的年龄、履历

　　、婚姻、薪金、衣饰价格等私人生活方面的情况。同外国人交谈，最好选择喜闻乐道的话题

　　，诸如体育比赛、文艺演出、电影电视、风光名胜、旅游度假、烹饪小吃等，大家都会感兴

　　趣。这类话题使人轻松愉快，能受到普遍欢迎。如果外国人主动谈起我们不熟悉的话题，应

　　该洗耳恭听，认真请教，千万不要不懂装懂，更不要主动同外国人谈论自己一知半解的话题

　　。

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