行政事业单位建设项目管理内部控制制度

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　　行政事业单位建设项目管理内部控制制度

　　一、内部控制制度在行政事业单位管理中的作用

　　(一)保护会计信息真实、可靠

　　随着我国社会主义市场经济的发展，会计信息越来越成为政府管理部门、投资者、以及社会公众进行宏观调控、投资决策、以及评价财务状况的重要参考依据。

　　行政事业单位通过内部控制程序实施职责分工、建立内部互相牵制制度，确保行政事业单位内部各部门各司其职，互相协调和制约，避免了工作有误时责任不清、互相推诿的现象。健全、有效、严格的内部控制能够保证各项经济业务真实、完整的记录下来，保证会计信息的真实、可靠。

　　(二)保护国有资产的安全，完整

　　行政事业单位的财产都属于国有资产。在瞬息万变的社会环境下，堵塞漏洞，消除隐患，防止并及时发现，纠正错误及舞弊行为，保护行政事业单位的资产安全、完整是行政事业单位实行内部控制制度的基本目标和责任所在。通过对财产物资的验收、保管、领用、清查、记账等环节的控制，来防止损失浪费，提高使用效率，保护资产的安全与完整(三)确保国家有关法律法规和内部规章制度的贯彻执行通过内部控制制度建设，确保国家有关法律法规，特别是会计方面的法律法规的贯彻执行，督促行政事业单位建立、健全内部控制制度及其他各项规章制度，并确保贯彻执行。

　　二、行政事业单位内部控制制度存在的主要问题

　　(一)人员素质低

　　内部控制制度是由人建立的，还要由人来执行，因此，行政事业单位人员素质的高低决定着内部控制制度的执行效果。如果员工在心理上、技能上、行为方式上未能达到内部控制的基本要求，对控制制度、控制目标、控制程序、控制措施误解、误判。那么，即使内部控制制度再健全，恐怕也很难发挥应有的作用。而行政事业单位因为多年来积淀下来的工作不积极、不主动、缺乏责任心、得过且过，往往造成制度执行的偏差、打折，造成内控制度形同虚设。

　　(二)内部控制意识薄弱

　　目前大多数的行政事业单位仍处于传统的管理方式，习惯于行政指挥，往往是一把手说了算，轻视内部控制制度，缺乏严格的管理制度和科学的管理方法，无章可循和有章不循的现象较为突出，会计内部控制制度的基础十分薄弱。在工作中遇到具体问题往往不按规定程序办理，使内部控制失去了应有的严肃性。

　　即使单位内部建立了内部控制制度，也只是制定了一些书面文件，在实际操作中有一定的难度。这主要是单位管理者对内部控制认识不足，以及组织机构和人员素质等控制环境等各方面的原因，造成了内部控制制度执行起来力度不够，岗位职责、职权划分不够明确，起不到相互制约、相互监督的作用。

　　(三)行政事业单位权利制约失衡

　　由于行政事业单位的特殊性，往往会出现一支笔现象。对领导层往往缺乏有效的监督和制约。权利制约机制要求出纳、会计、会计主管、事后监督要完全分离。以起到相互制约、相互牵制、查错防弊和防范核算风险的作用。

　　但目前，由于行政事业单位会计核算部门的会计人员不足或者业务水平较低，难以按岗位配置人员以达到有效制衡。如有的会计人员即从事出纳工作又从事记账，即掌控支票又掌控支票印鉴等。这是会计核算中经常发生案件的重要原因。

　　(四)缺乏评价、监督机制

　　目前，财政部门仅对企业制定了《企业内部控制制度规范》，还没有形成行政事业单位内部控制的整体框架，因此，行政事业单位的内部控制制度就缺乏统一的标准和体系，致使检查监督和评价都没有可参照的条文，监督和检查就流于形式，效果不理想。在内控制度的涉及和评价上，往往各自为政、就事论事。同时，建立内控制度是一个涉及单位内部方方面面的大工程。需要各方面的协调，但往往是领导说了算，制衡机制不健全，缺乏对决策层的约束监督。

　　三、行政事业单位内部控制制度完善措施

　　(一)提高人员素质

　　现代社会是人才竞争，服务的竞争，但归根结底还是人才。只有高素质的人才，才能创造出优质的服务。内部控制是否有效，关键在于人的专业素质和道德水平。因此，加强人才培养，提高员工各方面的素质是内部控制能否得到有效执行的一个重要方面。

　　(二)强化单位负责人的责任

　　根据目前行政事业单位的内部控制现状，之所以内部控制没有得到很好的执行，主要原因往往是单位负责人没有带头执行。单位负责人没有充分认识内部会计控制在保护资产的安全与完整，防范欺诈和舞弊行为，实现单位经济目标等方面的重要性。或者内部控制只对下不对上。也有的负责人认为，内部控制不能创造效益，还占用人员，增加成本，因此，对内部控制不是十分重视。但是《会计法》明确规定，单位负责人负有执行《会计法》的法律责任，提高单位负责人的内部控制意识，强化单位负责人的责任，就尤为重要。同时提高全体人员对内部控制制度建设重要性的认识，明确各自的责任，建立有效的相互制衡、激励、奖惩机制，形成单位内部会计控制人人参与，人人有责的良好氛围。

　　(三)建立相对独立的内部审计部门，加强内部审计制度

　　内部审计作为内部控制体系的一个重要方面，其主要工作是监督本部门的方针政策执行情况。内部审计部门的缺失，是造成内部控制制度执行不力的主要原因。因此，在单位内部应建立一个相对独立的内部审计机构，有效地行使监督权。要正确认识内部审计的职能，科学合理地设立内审机构，使其保持必要的独立性和权威性。

　　然而，由于我国长久以来行政事业单位都不重视内部审计的作用，审计人员和会计人员互相兼任，使内审部门根本发挥不了应有的作用。因此，要想充分的发挥内审的作用，就必须使内审人员独立出来，建立独立的内部审计机构，直接对领导层负责。同时加强内部审计制度建设，高素质的人才、完善的制度，二者的有机结合才能发挥出内审的作用。

　　(四)加强内部牵制制度

　　内部牵制是指对具体业务进行分工时，不能由一个人或者一个部门独立完成一项业务的全过程。在设计建立内部牵制制度时，要优先明确哪些是不相容的。内部牵制制度由不相容职务分离、适当授权、相互制约等环节组成，要明确规定各个部门和岗位的职责权限，使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约，形成有效的制衡机制。

　　如出纳人员不得兼管稽核、档案、保管、收入，费用、账务登记等;审批人员不得记账;银行印鉴不能有一个人保管等等。同时，对重要岗位建立轮换机制，根据不同岗位的重要程度，严格执行岗位轮换制度，通过换岗工作的交接，揭示出内部控制制度上和管理上的缺陷。

　　(五)加强内部控制的监督与评审

　　行政事业单位应建立相对独立的审计部门，保证内部审计的独立性和权威性。内审人员的责任不再局限于监督单位的内部控制是否被执行，而是通过独立的检查和评价活动，针对内部控制的缺陷、管理的漏洞，提出切合实际的建议和措施，促进管理当局进一步改善经营管理，同时还应借助政府和社会的外部审计力量对内部控制的双重监督。总之，内部控制制度的实施，要综合运用全方位、全过程的管理模式，运用行政手段、经济手段、法律手段，才能达到预期的效果，才能真正健全行政事业单位的内部控制制度。

　　行政事业单位建设项目管理内部控制制度

　　一、强化责任意识，建立有效制衡的单位政府采购内控机制。

　　1、落实应采尽采。采购人使用财政性资金(即纳入预算管理的资金)采购集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务都应纳入政府采购。以财政性资金作为还款来源的借贷资金，视同财政性资金;采购项目既使用财政性资金又使用非财政性资金的，使用财政性资金采购的部分适用政府采购;财政性资金与非财政性资金无法分割采购的，统一适用政府采购。应当实行政府采购的项目而未依法实行政府采购的，财政部门一律不予支付采购资金，并依法追究相关单位和责任人的法律责任。涉及国家安全和秘密的采购项目由国家保密行政部门认定，采购人应及时报财政部门备案。

　　2、严格依法采购。采购人要树立“法定职责必须为，法无授权不可为”的依法采购理念，严格遵照《政府采购法》及其实施条例和相关规章制度的规定开展政府采购活动，落实采购主体的相关职责。不得以化整为零的方式拆分政府采购项目，不得违法规避政府采购程序。

　　采购人应当严格按照年度政府集中采购目录和政府采购限额标准的规定，依法实施政府采购。对集中采购目录以外且在限额标准以下的项目，采购人应当按照内部采购管理制度的规定自行组织采购。

　　3、建立内控机制。采购人要按照“分事行权、分岗设权”的原则，明确采购、财务、业务、资产管理、内部审计、纪检监察相关部门在政府采购活动中的岗位职责，分设需求制订、采购文件审核、组织评审、合同验收等不相容岗位，严格政府采购内部流程控制。

　　采购人要强化主体责任意识，建立健全政府采购预算与计划管理、政府采购活动管理、履约验收管理、项目档案管理等政府采购内部管理制度。

　　采购人应加强对采购项目采购文件、采购合同、质疑答复意见的审核，相关文件应在本单位相对应部门进行合法性审核后作出。

　　4、建立纠纷处理工作机制。采购人应认真应对、妥善处理供应商询问、质疑以及举报案件，建立预防和沟通机制，依法化解纠纷，避免争议升级;采购人在处理采购纠纷时应当依法依规并充分征求本单位法制机构或委托律师的意见进行明确答复，无正当理由不得拒绝供应商的询问、质疑和举报，答复的内容不得回避供应商询问、质疑和举报的实质性内容。委托采购代理机构答复质疑的，须在答复意见书发出前进行书面确认。

　　对供应商因答复不满意或未在规定期限内进行答复而发生投诉事项的，采购人应当积极配合财政部门对供应商提出的投诉事项进行处理。

　　5、加强档案管理。采购人应当按照相关要求妥善保管每项采购活动的文件和资料。对委托采购代理机构代理的政府采购项目，采购活动完成后，采购人应督促采购代理机构将采购项目的文件和资料移交其归档保存。

　　二、规范采购行为，健全透明高效的政府采购工作机制

　　6、强化预算管理。采购人应按照“应编尽编”的要求在部门预算中编列当年采购项目的政府采购预算，落实采购项目资金来源、明确采购需求、细化采购品目至《政府采购品目分类目录》的最末一级。列入年初政府采购预算的采购项目，采购人应严格按照批复的政府采购预算执行并依法对执行结果负责。

　　采购人更改、调整已批复的政府采购项目采购品目、采购数量、预算金额或新增政府采购项目等，须在批准的部门预算支出总额内相应调整、追加政府采购预算，并填报《政府采购预算调整申请审批表》(附件一)。未纳入年度政府采购预算或未进行调整或追加政府采购预算的，不得实施政府采购。

　　年终未使用的政府采购预算和部门预算同步结转，预算指标被收回的，取消已批复的政府采购预算;预算指标同意结转使用的，采购人按照结转后下达的政府采购预算执行，适用新预算年度的政府集中采购目录和采购限额标准及公开招标数额标准。

　　7、严格计划管理。采购人应根据经批复的政府采购预算，适时申报政府采购计划和组织实施政府采购，政府采购计划的采购品目、数量、预算金额等内容应与批复的政府采购预算保持一致。

　　采购人应当根据项目的实际需求，对项目进行充分的市场调查和论证，包括项目建设规模、产品配置标准、产品技术参数和合理市场价格等。并根据政府采购的相关法律、法规和政策规定，在申报政府采购计划前详实编制完整、真实、合理、有效的采购需求。

　　为保障需求制定的科学合理，政府向社会公众提供的公共服务项目，应当就确定采购需求包括且不限于在望城区政府采购网公开征求社会公众意见。预算金额在500万元以上的重大复杂项目可以就确定采购需求在望城区政府采购网上公开征求意见。

　　采购人采购工程及与工程相关的服务项目，以及财政部门认为应对项目预算进行评审的项目，应当按照相关要求进行财政投资评审，并根据财政投资评审的结论确定项目政府采购计划的预算金额。

　　8、严格审批管理。政府采购项目达到公开招标数额标准需要采用公开招标以外采购方式的，采购人应当在采购活动开始前，报经区政府采购领导小组同意后，按照财政部《政府采购非招标方式管理办法》(财政部第74号令，简称财政部74号令)规定要求，向区财政部门提交《长沙市非公开招标方式审批表》(附件二)及相应材料进行审查并上报，获市财政部门审批同意后方可实施。采购人提出的申请理由应当充分，资料应当齐全，拟采用的采购方式应当符合政府采购法律法规所列情形。

　　对公开招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的，以及招标过程中提交投标文件或者经评审实质性响应招标文件要求的供应商不足3家的政府采购项目，拟采用非招标采购方式的，采购人在公开招标程序结束后，按照财政部74号令规定要求，提交《望城区非公开招标方式审批表》(附件三)及相应材料报区政府采购领导小组和区财政部门审批。政府采购应当采购本国货物、工程和服务，确需采购进口产品的'，采购人应按《政府采购进口产品管理办法》(财库[xx]119号)规定，向区财政部门提交相应材料进行审查并上报，获市财政部门审核同意后方可实施。属于国家法律法规政策明确规定限制进口产品的，在报财政部门审核时，应出具进口产品所属行业市级主管部门意见和进口产品专家论证意见。

　　9、规范代理行为。采购人纳入平台管理的项目，需要采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价、竞争性磋商等采购方式的，采购人一律委托经财政部门登记入库的政府采购代理机构组织采购。采购人选择委托采购代理机构时应综合考虑委托对象的执业能力、管理水平和收费情况。

　　采购人应当在项目采购计划下达后2个工作日内与采购代理机构签订委托代理协议，依法明确委托代理事项及项目履约验收的方式，约定双方权利与义务。确认采购文件、推荐供应商、确认评审报告、确认中标(成交)供应商等采购人的法定职责不得委托采购代理机构行使。

　　采购人应当在签订委托代理协议的同时向采购代理机构提供明确的项目采购需求，代理机构依法依规对采购需求提出书面修改建议或意见的，采购人应当在规定时限内进行书面回复。

　　政府采购项目代理服务费由采购代理机构向中标(成交)供应商收取的，采购人应在招标(供应商邀请)公告和项目采购文件中将代理服务费的限额和收取方式明确告知潜在供应商。

　　10、规范专家抽取。除财政部规定的情形外，评审专家应从政府采购专家库中抽取，项目评审专家抽取人数应当符合政府采购法律法规的规定。

　　对重大项目或技术复杂、专业性极强的项目，政府采购评审专家库难以满足评审要求的，由采购人提出申请，按照参加评审专家人数不低于1：3的比例推荐相应专业类型专家，经市财政部门审核后随机抽取使用。

　　招标文件论证、进口产品论证、单一来源采购论证，不需在政府采购专家库抽取，自行委托的专家应当具备相应专业水平和相应资质。对进行单一来源采购论证的，项目预算在300万元以下的，项目论证专家人数为3人;项目预算在300万元以上的，项目论证专家人数为5人。

　　11、公平设定准入条件。采购人应严格按照《政府采购法》第22条第一款和《政府采购法实施条例》第17条第一款的规定明确参与政府采购供应商的基本资格条件，法律法规强制规定或者为实现政府采购政策功能而设定的条件才可作为特定资格条件。

　　采购人不得以任何理由要求供应商提供基本资格条件和特定资格条件之外的证明材料，不得将注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额以及生产厂商的授权等条件设定为供应商资格条件，不得阻挠和限制中小企业自由进入本地区和本行业的政府采购市场。

　　在依法实施非招标采购活动中，对外发布邀请公告或推荐供应商、资格审查、确定参加采购活动供应商和评审等环节，不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。

　　12、严格采购文件审核。采购人应当严格按照政府采购相关法律法规的规定对采购文件审核把关，并对采购文件的真实性、合法性和合规性承担法律责任。采购文件不得指定特定供应商或者特定品牌产品，不得制定指向特定供应商和特定品牌产品的技术规格，不得以任何不正当理由限制和排斥供应商参加政府采购活动。

　　对实施招标的政府采购项目，采购人应根据项目的具体情况，严格按照《政府采购法实施条例》第三十四条的规定采用相应评标方法。技术、服务等标准统一的货物和服务项目应当采用最低评标价法;采用综合评分法的，评审标准中的分值设置应当与评审因素的量化指标相对应。

　　行政事业单位建设项目管理内部控制制度

　一、资金管理

　　(一)、财务预算与管理乡属各单位的财务收支实行统一管理，收入与支出根据各单位收费、经营等实际情况编制预算收支方案，再由乡镇政府与乡财政所结合各单位的实际情况，编制预算方案。

　　(二)、现金、存款管理

　　1、乡财政所设立资金结算统管账户，统一管理各单位财务，货币资金(现金、存款)由核算会计管理。各单位现金、存款等货币资金须及时存入资金结算账户，其他人不得管理现金。

　　2、任何单位不准坐支现金、不准侵占、挪用公款，不准公款私存、不准白条抵库、不准留用各项收入。

　　3、乡属各单位不准在乡信用社私设账户，统一由财政所在信用社设立资金结算账户。

　　4、各单位大额支出费用实行银行转账，日常公用支出由报账员在备用金中支付后再报账列支。

　　5、严格控制资金出借，未经主管领导同意的不得向外借款。办理预支资金超过1000元由主管领导审批后方可办理。

　　6、各单位由报账员可以申请留有2000元的备用金，用于各单位报账。

　　7、核算会计必须每月与开户银行及总出纳核对银行存款日记账，做到帐帐，帐实相符。

　　(三)、收入、支出管理

　　1、各单位的收入、支出严格执行收支两条线的原则，任何单位和个人不准坐支现金。

　　2、各单位的收入必须按规定存入财政结算户，私设小金库和公款私存。

　　3、各单位取得的各项收入通过财政结算户，支出经审批后，由财政结算户拨付到支出专户，才能列支各项费用。

　　4、严格执行单位领导一支笔审批制度。各单位的支出票据，由核算对其真实性、合法性审核后，由报账员填经费支出报账单，财政所稽核后方可列支。

　　5、支出票据报销办法。支出票据由经办人、证明人和单位领导签字后，由报账员在备用金中预支，四费采用一单五签的审批办法。

　　6、各单位的差旅费报支，由出差人员在出差结束后15天内必须报清票据，不得拖延，造成账务处理不及时。

　　7、核算会计必须严格按会计制度办事，严格审核，报销票据，准确核算登记帐务，每月30日前记清当月账务，并及时、准确填报个单位会计报表。

　　8、核算会计总出纳和报账员必须根据审核无误的收付凭证，做好各类款项的结算，做到银行存款日记账与现金日记账日清月结，并定期和银行核对账务，做到账账相符，保证各项资金的安全完整。

　　二、财产管理

　　1、各单位必须建立、健全固定资产和财产登记簿，所有财产都必须登记入账并指定专人保管。

　　2、定期盘点账务是否相符，需购置、变卖、报废固定资产时，必须报请乡领导办公会议集体研究并报县政府采购办公室、国有资产管理机关审批。

　　3、对出租或承包的固定资产要签订合同，对丢失损坏集体财产者，保管员要按账面财产原值予以赔偿。

　　4、人员工作变动，应及时办理公有财产的移交手续。

　　5、新购财产、物资实行政府采购制度。凡涉及政府采购项目必须先向采购办申报审批，然后根据采购办的审批意见办理资金支付手续。

　　三、财务监督与审计

　　1、乡财政所负责落实本单位的财务管理及财务公开制度。

　　2、乡财政所每年必须对各单位的账务审计一次。

　　3、乡财政所负责统一管理票据的领发、缴销和保管，并对有收费的单位依据票据管理规定严格审核领销票，各单位对领取的票据必须按票据管理法规，妥善管理，不得转借、转让、买卖、代开、销毁、涂改收费票据。

　　4、乡属各单位干部离任时，凡涉及到有关财务的人员，必须进行离任审计，结清财务手续，并健全移交档案后，写出书面审计报告。

　　四、处罚办法

　　1、会计账务的处理必须坚持日清月结，每月25日前各单位必须结清当月账务，否则按《会计法》从严追究其责任人的责任。

　　2、对坐支现金、侵占、挪用公款或专项资金、公款私存、白条抵库、留用各项收入的单位和人员依法追究责任。

　　3、对未经领导同意的借款，除追究当事人的责任外，还按银行同期最高利息计收利息，并及时追回借出款项。

　　4、严格执行财务审批制度，如发现有不按审批程序擅自开支的，谁批准，谁负责，冰锥、并追究其责任人的责任。

　　5、对发现有不按规定使用票据者，依据票据管理的有关规定，予以处罚。

　　6、对造成公共财物损坏、丢失、被盗的，追究财务保管和单位负责人的责任，并由财务保管员按照账面原值予以赔偿。

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