各种公文的写作格式|通用公文的写作

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　　通用公文的写作

　　公文是一种特殊应用文，其区别与一般应用文的特殊性表现为：被强制规定采用白话文形式，兼用叙述、说明、议论三种基本表达方式。

　　公文的写作具有如下特点：第一，符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性。第二，实事求是，切合实际需要，讲究时效。第三，主题明确、结构完整、格式规范。第四，语言要符合公文的性质，用语庄重严谨、简明通顺、平实得体。庄重指用语端庄、严肃，以维护公文的权威性和有效性。严谨指语意明确、用词得当，以维护公文的准确性。简明指用词精练，言简意赅，提高公文的效率。平实指语言平和、通俗易懂。得体指公文语言必须符合作者的职权范围、行文目的与特定文种的表达需要，恰当选择用语。上行文要尊重，使用敬语;平行文要使用谦辞，创造良好的协商、合作氛围;下行文要用语郑重、准确，可适当的使用一些命令、告诫性词语，面向人民群众的公布性文章，强调通俗易懂。

　　一、命令(令)

　　(一)命令(令)的使用范围和特点

　　命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。根据《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国地方各级人民代表大会和各级人民政府组织法》规定，国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理、国务院、国务院各部委以及县级以上各级人民代表大会、人民政府，可以依照法律规定权限发布命令(令)。

　　命令具有强制性，必须执行;具有严肃性和庄重性;语言要求肯定、强硬、准确、严谨。

　　(二)命令的类型

　　发布令是发布法律、法规和规章时所使用的一种命令。

　　行政令是用于宣布施行重大强制性行政措施的一种命令。

　　任免令是用于任免国家机关工作人员职务的命令，一般用于国家主席任免国务院部长以上工作人员和驻外使节，国务院任免副部长级工作人员。

　　嘉奖令是用于嘉奖、表彰做出特殊贡献的有功人员或单位的命令。

　　惩戒令是用于惩戒、教育犯错误人员或造成工作重大失误单位的命令。

　　撤销令是县以上人民代表大会常务委员会，或县以上人民政府根据《宪法》和《地方各级人民代表大会和各级人民政府组织法》所赋予的权利，撤销下级机关不适当决定时使用的一种命令。

　　动员令是国家最高机关和领导人，为对付紧急事态或完成某一项重大行动而对全民、全军进行总动员时所使用的一种命令。

　　(三)命令的写作要领

　　1. 标题

　　标题有三种写法：一是发令机关+事由+命令(令)，如《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》;二是发令机关(或领导人职务)+命令(令)，如《中华人民共和国国务院令》、《中华人民共和国主席令》;三是事由+命令(令)，如《向全国进军的命令》，此种比较少见。

　　2. 令号

　　标题下方正中书写令号，字样为“第×号”。命令编号不同于其他文种，命令的编号不是按年编写，而是按照发文机关成立之日开始流水编号。如果是以领导人名义发布的命令(令)，则从任职开始编流水号，一直到任职期满为止，下任另行编号。

　　3. 正文

　　发布令正文由发布事项、发布依据、施行时间和要求等部分组成。任免令正文由发令依据和任免内容组成。嘉奖令、惩戒令正文一般由嘉奖或惩戒缘由、嘉奖或惩戒事实分析、决定事项、要求和希望四部分组成。动员令正文由缘由和要求事项两部分组成。

　　4. 落款

　　落款写发令机关名称或署发命令领导人的职务、姓名。

　　(四)例文

　　(说明：本章所用例文的字体与公文要求并不完全相符，是为了读者阅读的方便。读者只需关注篇章结构和内容即可。)

　　二、决定

　　(一)决定的使用范围和特点

　　决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　决定的特点：第一，全局性。除部分带知照性质的以外，决定大多用于处理和安排事关全局的问题，一般的、事务性安排不宜使用该文种。第二，指令性。决定在制约性上仅次于命令，具有很强的指导性和指挥性。第三，规定性。决定用于规范人们的行动，具有法定的强制力，收文机关与人员必须遵守，认真执行。

　　(二)决定的类型

　　政策性决定，用于公布被批准、试行和修订的文件，以及由政府部门制定的行政法规，如《浙江省人民政府关于修改〈浙江省渡口安全管理办法〉的决定》。

　　部署性决定，用于对重要事项或重要工作做出安排，内容一般比较具体，如《国务院关于加强市县政府依法行政的决定》。

　　奖惩性决定，用于表彰先进集体和个人，批评处分违法乱纪人员和处理重大事故等。如《浙江省人民政府关于×年度浙江省科学技术奖励的决定》。

　　撤销性决定，用于变更或者撤销下级机关不适当的决定事项，如《广东省人民代表大会常务委员会关于××县七届人大第一次会议选举县长的结果无效的决定》。

　　(三)决定的写作要领

　　决定的标题一般采用完整标题，即发文机关+事由+文种组成，不能随意省略。决定一般为普发性文件，主送机关标柱的位置除按常规列于正文之前外，也可以置于版记部分，标注在抄送机关之上。当主送机关置于版记部分时，成文日期或者会议通过日期应当加括号标注在标题下方，称为题注。

　　正文一般由决定依据、决定事项和执行要求三部分组成。决定缘由为做出决定的依据和目的，用“为此，特做如下决定”或者“现就××××做出如下决定”等语过渡到下文。决定事项包括具体实施的原则、方法、步骤。最后以希望或号召做总结，作为对决定事项的补充，也有的不写结语。

　　(四)决定与决议的区别

　　适用机关不同。决定属于行政机关公文，决议一般用于党的机关和人民代表大会，如《第七届人民代表大会第一次会议关于〈政府工作报告〉的决议》。

　　产生程序不同。决议必须经会议表决通过，而决定不一定经会议表决通过。

　　内容特征不同。决定一般用于部署具体工作，不一定充分论述。而决议涉及面较为宽泛，不做具体的工作部署，有些决议还带有较强的议论色彩，如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》。

　　三、公告

　　(一)公告的使用范围和特点

　　公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告不能用来宣布一般事项，一般机关单位不能随便使用。

　　公告的特点：第一，新闻性和周知性。公告是用于向国内外宣布重要事项，及时报道新近发生的重大事件。公告事项一般不起指令作用，主要是知照事项，一般通过报刊、电台、电视等媒体告知国内外人士和有关方面，知照范围非常广泛。第二，具有特定的权威性和郑重性。公告必须由特定的国家机关制作，必须以国家的名义发布。一般只能由全国人大及其常委会、国务院及其各部委、各级地方人大及其常委会、各级地方政府等机关发布，如《中华人民共和国农业部公告》。一般机关、单位、团体或公民个人，均无资格制发公告。

　　(二)公告的类型

　　宣布重要事项公告，如重要人事任免、领导人重大活动、对外国政府的答谢、国家重要统计数据等。人大颁布法规、宣布选举结果及其他重要事项时，一般也使用公告，如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》公布国家主席、副主席人选。

　　宣布法定事项公告，指有关法律、法规中明文规定应该使用公告形式发布的事项，如专利公告、商标公告、招投标公告、破产公告、房屋拆迁公告、企业法人登记公告等;又如，《浙江省科学技术厅关于发布2007年第二批科技项目公开招标的公告》。招考事宜一般采取启事的形式，但公务员招考例外，录用公务员需发布公告，如《中共浙江省委党校选调公务员公告》。

　　(三)公告的写作要领

　　公告的标题一般有三种写法：一是发文机关+事由+公告;二是发文机关+公告，如《国务院公告》;三是只写“公告”二字。公告不列主送机关、抄送机关，但落款和日期必须要有。

　　公告正文由公告缘由、公告事项、公告结语三部分组成。

　　公告缘由即本公告的依据、缘由和目的。公告事项是公告的核心部分，一般不加任何分析和议论。公告结语一般用“特此公告”、“现予公告”等语句结语，有些公告没有结语。公告切忌一文多事、架空议论，耽误时间。

　　(四)公告与公报的区别

　　公告是行政机关文种，而公报是党的机关文种。公报也用于公开发布重要决定或者重大事件，主要有会议公报、联合公报、专题公报、统计公报等。除统计公报是政府统计部分发布的以外(如《第五次全国人口普查公报》)，行政机关很少使用公报这一文种。公告比较简短，而公报则较为详尽，篇幅较长。

　　四、通告

　　(一)通告的适用范围和特点

　　通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　通告的特点：第一，具有知照性。通告用于公布需要人们周知的事项，具有知照性。第二，具有约束力。通告往往是针对某种范围内的社会问题或现象所制发的张贴性或广播性的文告，用以公布有关法规性的规定、办法或措施，具有一定的法律效力，如《关于取缔非法劳务市场的通告》。第三，具有专业性。通告往往涉及公安、交通、邮电、税务、市政等方面的公务活动，带有专门性质，如《××市关于开展城市低收入家庭住房状况调查的通告》。

　　(二)通告的类型

　　事务性通告，又称周知类通告，是指向有关对象广泛告知某一问题或特定工作而制发的有关事宜的文告，如《××市公安局关于××路施工断路的通告》。

　　法规性通告，又称遵守类通告，是在一定范围内广泛告知人民必须严格遵守或执行具有权威性的有关规定的文告，如《中华人民共和国公安部通告》。

　　(三)通告的写作要领

　　通告一般由标题、正文、落款三部分组成。

　　1. 标题

　　通告的标题由三种构成：一是由发文机关、主题和文种三部分构成，如《信息产业部关于公布通过2005年度信息系统工程监理资质年检单位名单的通告》;二是由发文机关和文种两部分构成，如《中华人民共和国公安部通告》;三是致谢文种“通告”二字。

　　2. 正文

　　正文由通告缘由、通告事项和结尾三部分组成。

　　通告的缘由用来说明发布通告的原因、目的、意义和根据。该部分要求简明扼要。常常以“现做如下通告”或“特通告如下”等语句过渡到下文。

　　通告事项这部分是正文的核心。在这部分要求写清楚“应该遵守”或是“应当周知”的具体内容。如果所通告的事项比较简单，可以一气呵成，自成一个段落;如事项复杂，则可以采用条款列项的方式，逐条逐项地加以陈述。

　　由于通知的事项是面向大众的，因此，事项的内容表述应该做到具体、简洁、明了、准确。同时要注意内容的内在逻辑性，做到前后有机结合，互不矛盾，保持一致性。另外，具体的条款规定要与法律法规保持一致，不能与相关政策法令相抵触。

　　结尾形式较为灵活，可提出要求、希望，也可用结尾惯用语“特此通告”作结。亦可不写结尾。

　　3. 落款

　　在正文的右下方注明发文机关及日期。如标题中已有发文机关，正文后就只签署日期;也有的通知把日期写在标题下面的括号里。

　　(四)公告、通告与启事的区别

　　公告面向国内外，知照范围最广;公告的内容属于重要事项或法定事项，重在知照性，一般通过新闻媒体发布。公告属于通用公文，由法定机关单位制发，具有权威性。一般只能由全国人大及其常委会、国务院及其各部委、各级地方人大及其常委会、各级地方政府等机关发布。

　　通告一般面向一定辖区范围的群众，专业性相对较强，如宣布行政措施、告知具体事务等，具有知照性和约束力。一般通过张贴、登报、广播等方式发布。通告属于通用公文，由法定机关单位制发，具有权威性和强制性。

　　启事不属于通用公文，是事务文书。启事的制发可以是机关单位，也可以是个人，制作相对比较自由，如招聘、更名、改号、迁址、开业、租赁等事宜均可使用启事。启事没有强制与约束力，这是与公告、通告的本质区别。

　　五、通知

　　(一)通知的适用范围和特点

　　通知，是机关单位向特定的受文对象告知有关事项的知谕性公文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。

　　通知的特点：一是使用范围广泛，使用频率最高。在所有公文中，通知的使用单位广泛，不受级别限制。内容广泛，涉及工作的各个方面。通知是目前公共文种中使用频率最高的一个文种，约占各级行政机关收发文总数的半数以上，故有“公文轻骑兵”之称。二是对行文方向限制不严格，基本上是下行文，但也允许平行文。三是内容单一，一文一事。四是文体功用的晓谕性，通知总是有所告知、有所要求，即包括“晓”和“谕”两重功用，或告诉人们有关事项，或要求办理、遵守或执行。五是知照事项的时间性。在所有的公文中，通知的时间性最强。通知事项或要求办理的事情，往往都有很强的时间要求，即使是规定性通知，也不像其他大范围性文件具有较长期的功效。

　　(二)通知的类型

　　发布性通知，用于发布行政法规、领导同志讲话、下达计划。

　　指示性通知，用于上级机关向下级机关、所属单位布置任务和执行措施所下达的指示。

　　知照性通知，用于告知一些不需要直接执行或办理的事项，主要起信息传播的作用。一般无执行效用，可下行，也可平行。如节假日安排、人事任免与聘用、机构设置或调整、印章启用或更换以及召开会议等。

　　转发性通知，用于转发上级机关或不相隶属机关的公文或批转下级机关的公文。

　　一般性通知，又称事务性通知，是行文单位需要下级单位或同级单位办理或知道的一般性事项而又不便使用其他类通知的一种下行或平行公文。

　　(三)通知的写作要领

　　1. 标题

　　标题写法有三种：一是发文机关+事由+文种，如《国家外汇管理局关于调整经常项目外汇管理政策的通知》;二是事由+文种，如《关于实施农村保险营销员资格授予制度有关问题的通知》;三是只写“通知”二字。

　　发布性通知的标题有时使用“发布”字样，如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。有时用“印发”字样，如《国务院办公厅关于印发〈省级政府耕地保护责任目标考核办法〉的通知》。发布的法规一般比印发要重要，印发的使用范围广泛，如领导讲话、会议纪要、工作要点、规划纲要等常用“印发”。

　　转发性通知标题使用“批转”字样，如《国务院批转证监会关于提高上市公司质量意见的通知》。办公部门授权批转的应用“转发”，如《国务院办公厅转发发展改革委等部门关于制止铜冶炼行业盲目投资若干意见的通知》。

　　2. 主送机关

　　位于标题下、正文前，顶格处写明受文的单位或人员。

　　3. 正文

　　发布性通知正文结构简单，一般写明发布行政法规和规章的名称和执行要求即可，对所发布的公文作为附件同时发出。正文后直接附以印发和发布对象，不必标注“附件”字样。

　　指示性通知的正文一般由制发通知缘由、事项、执行要求三部分组成。

　　知照性通知正文内容单一，篇幅简短，一般以“特此通知”结尾，不做说理分析，也不必提执行要求。会议类通知一般比较复杂，要有会议名称、召开会议的目的、会议时间、地点、联系单位、联系人与联系电话等。

　　转发性通知有两种写法，一种是只写明被转发文件名称和执行要求即可;一种是对转发公文做出评价，提出执行要求。办公部门授权转发的，应注明“经×××同意”或“经×××批准”字样，说明转发依据。转发性通知不必标注“附件说明”，行政公文中被转发、批转的公文不要添加书名号。被转发文件的眉首与版记应删除，在标题下括注发文机关名称和成文日期。允许将“批转”、“转发”前面的介词“关于”省略。

　　一般性通知所涉及的事项比较具体，主要写明交代事项、完成时间、具体要求等。

　　4. 落款

　　在正文右下方写上发文机关的名称和成文日期。

　　一般来说，通知属于下行文，不能像上级机关、同级机关或不相隶属机关发通知。但在实际工作中，通知的内容有时确实需要上级或同级机关知晓，这时，可抄送上级机关或其他单位。

　　(四)写作要求与注意事项

　　首先，通知行文前一定要明确主题，准确把握各类通知的特点和差异，杜绝通知的“泛化”和混淆。其次，行文时要注意语言表达准确、简练、畅达，切忌啰唆、条理不清或者是无谓的寒暄客套。最后，通知是一种正规的公文，不能用私函的格式来写通知。

　　(五)决定与通知的区别

　　决定只能用于下行文，通知可以下行和平行;决定主要是对重要事项和重大行动做出安排，有较强的决策性和纲领性;通知使用面宽泛，部署工作，要求明确而具体;决定的指令性仅次于命令，而通知的指令性相对较差。

　　六、通报

　　(一)通报的使用范围和特点

　　通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　通报是一种告知性的下行文，它用事实教育群众和干部。通报既不是关于某事项的通知，也不是事项完成后的总结，而是在进行过程中的及时交流情况、提出问题，以期指导和改进工作。所以，凡是具有典型示范和普遍教育、警戒意义的事项，都可以用通报下发。通报所涉及之内容，必须真实、客观、准确，不能有半点虚假成分。表彰或批评，要符合党的方针政策，要做到有根有据有理。

　　通报的特点：第一，教育性。通报运用代表性、倾向性的事例，典型经验及重大情况予以表扬、批评、倡导、强调，可以起宣传教育的作用。第二，指导性。通报与通知、决定、指示等公文文种不同，没有对受文者提出执行的强制性规定或要求，主要是用来传达情况，给人启迪，具有指导性。

　　(二)通报的类型

　　从内容上划分，分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。表彰性通报，是对先进个人和集体进行表扬，以达到介绍经验、树立榜样的目的。批评性通报，是对错误行为和重大事故进行通报，以达到总结教训、警示人们的目的。情况通报，是通报有关信息，达到引起重视、采取措施的目的，它使广大干部群众及时了解工作中存在的普遍性问题，或出现的新情况、新问题，以便统一认识、统一思想、统一行动，推动工作顺利进行。

　　从形式上划分，分为直接性通报、转述性通报。直述性通报由发文机关直接叙述通报事实并加以评述，提出要求，不带附件。转述性通报以按语方式，概括提及有关事实，重在分析评论和提出要求。事实材料作为附件下发。

　　(三)通报的写作要领

　　通报的结构一般是：标题+主送机关+正文(+附件)+落款。

　　1. 标题

　　标题有三种写法：一是发文机关+事由+文种，如《教育部办公厅关于近期几起中小学安全事故的紧急通报》;二是事由+文种，如《关于防洪抢险救灾工作的通报》;三是只写文种，如《通报》、《情况通报》，此类通报内容比较简单，单位内部使用。

　　2. 主送机关

　　除普发性通报外，其他通报均应该明确标明主送机关名称。

　　3. 正文

　　正文一般由通报缘由、通报事项和结语构成。通报的事项即介绍值得表彰或需要批评的具体事实，并进行必要的分析，得出结论。结语写明态度或决定，例如，授予表彰的荣誉称号、应吸取的教训，等等。转述性通报正文简单，只是概括地写几句，把通报的事项、决定作为附件印发。

　　不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下：

　　(1)表彰性通报的正文，可以分为表彰先进人物、先进集体和介绍先进经验。

　　A. 表彰先进人物、先进集体的通报正文。这类通报的正文大体可以分为四个层次：一是概括地介绍先进事迹，说明通报缘由。由于它是做出通报的依据，因此要把表扬对象的先进事迹交代清楚，而且要注意详略得当、突出重点;二是分析先进事迹的典型意义，并对此做出肯定性的评价，阐明所述时间的性质和意义;三是写明表彰决定，如通报表扬，授予荣誉称号或给予一定的物质奖励等;四是发出希望和号召等。

　　B. 介绍先进经验的通报正文。这类通报的正文，一般分为四个层次：一是简略介绍取得的经验和成绩的事迹，并做出表彰决定。二是介绍取得经验和成绩的单位或个人的具体做法及成功经验，此处是全文的重点，如有必要，可采取分条列项的撰写方法。三是指出存在的不足或提出希望。四是发出号召。其中，三、四部分应根据实际情况而定，特别是对于存在的不足，有则写，没有则不必强求。

　　(2)批评性通报的正文，大致包括下面四个方面。

　　A. 情况概述。即首先概括地介绍错误事实发生的时间、地点、简单的经过以及造成的经济损失和负面影响等。

　　B. 分析原因。主要客观分析错误事实之所以会发生的原因，并指出错误的性质、危害以及违反了哪些具体的政策和法规。

　　C. 处理方法。首先要提供处理的相关依据，而后提出对主要责任人的处理决定和工作上的改进措施。

　　D. 提出要求或发出警戒。主要是要求被通报的有关单位或人员从此类错误中吸取教训，或向有关方面发出不要再犯类似错误的警戒。

　　(3)情况性通报的正文，主要包括以下两个方面的内容。

　　A. 通报相关的情况。这一部分所占篇幅相对重一些，但在行文时，要注意表述准确、语言精练。

　　B. 分析情况和提出要求。即针对通报的相关情况，做出恰如其分的分析，并表明态度，提出今后工作的具体意见和要求。

　　具体到行文，有的先摆明情况，然后进行分析得出结论;有的是先通过简要分析得出结论，再列举情况，来说明结论的正确性和针对性。总之，写法多样，如何表述应因事而异，无须强求一律。

　　4. 落款

　　这部分主要包括署名和日期。

　　一般标在通报正文的右下方，署已发出通报的机关单位名称，署名下面写上成文日期。

　　(四)写作要求及注意事项

　　1. 通报的内容必须真实

　　通报的事实和所引用的材料，都必须真实无误。动笔前先要做好调查研究，对有关情况和事例要认真进行核对，并客观、准确地进行分析和评论。

　　2. 通报决定要恰如其分

　　无论哪一种通报，都要做到态度明确、分析中肯、评价实事求是、结论客观准确、用语有分寸。否则，通报不但会缺乏说服力，而且会产生副作用。

　　3. 通报的语言要简洁、庄重

　　表彰性和批评性的通报尤其应注意用语分寸，力求文实相符，不讲空话、套话、废话，不讲过头或容易引起歧义的话。

　　七、议案

　　(一)议案的适用范围和特点

　　议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　议案的特点：第一，法定性。议案的制作主体必须是法定的，由各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提起审议的事项。第二，特定性。议案的内容必须是属于人民代表大会或其常务委员会职权范围内的事项。第三，时效性。议案的提出必须在同级人民代表大会或其常委会举行会议期间提出。

　　(二)议案的写作要领

　　标题有两种写法：一是发文机关+案由+文种，如《××市人民政府关于提请审议〈×××条例〉的议案》;二是案由+文种，如《关于提请审议××××的议案》。

　　正文通常由案据、方案、结语三部分组成。案据即提出议案的依据。方案即对提请审议的事项或问题提出解决的途径、方法。结语一般是模式化写法，如 “该草案已经市政府同意，现提请审议”。

　　八、报告

　　(一)报告的适用范围和特点

　　报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　报告的特点：第一，适用范围广泛。国家所属行政机关的下属单位均可使用，是下情上达最准确和有效的方式，既可以向上级部门反映本部门、本单位的各项政策、指示的落实情况，也可以用来反映实际工作中遇到的问题。第二，行文的单向性。报告是下级机关向上级机关行文，一般不需要受文机关批复，结尾尽量避免使用“以上报告妥否，请批示”之类的尾语。报告中不得夹带请示事项。第三，表达的陈述性。报告是下级机关用于汇报工作、反映情况使用的文件，因此要具体陈述本部门、本单位的工作情况，这关系到上级机关能否适时、全面了解下级机关的情况。即便是要进行分析，也是建立在陈述情况的基础之上的。

　　下级机关一般在以下几种情况下需要向上级机关写报告：一是工作中发生了重大变化或者是出现重大情况。二是工作中有重大失误或者发生重大事故。三是答复上级机关询问、核实的有关问题或情况。四是某一方面或者某项重要工作结束。五是一个工作周期结束后，按照惯例应汇报的工作。需要注意的是，报告中不得夹带请示事项。

　　(二)报告的类型

　　按时间划分，分为定期报告和不定期报告。

　　定期报告，又称例行报告，根据工作需要，将一些中心工作、重大工程等工作情况定期向上级做出汇报，在一些重大工作或自然灾害发生时期使用。

　　不定期报告，没有时间规定，根据实际需要而写的报告。

　　按内容性质划分，分为工作报告、情况报告、答复报告、随文报告。

　　工作报告，是指就工作进程、存在的问题、经验或教训向上级报告。工作报告又分为综合报告和专题报告两种。综合报告是指向上级报告本单位的整体工作情况，如《××市×年政府工作报告》。专题报告是指就某一专门事项向上级机关报告，如《××市人事局关于人才市场管理工作的报告》。专题报告一般所占比重比较大。

　　情况报告，是指向上级提供重要情况的报告。一般是将某项工作开展后的情况报告给上级，或者出现一些重大案件或灾害等事件时使用，如《××市关于××重大事故处理情况的报告》。

　　答复报告，是指下级向上级就某一问题发展、进程、解决方法等内容答复上级机关的询问。

　　随文报告，是指向上级机关报送材料、物件时所做的简要报告。

　　需要说明的是，有些专业部门使用的报告文书，如调查报告、审计报告、咨询报告、立案报告、评估报告等，标题中虽有“报告”二字，但不属于行政公文范畴，不要混淆。

　　(三)报告的写作要领

　　1. 标题

　　标题有两种写法：一是发文机关+事由+文种，如《××市人事局关于人才市场管理工作的报告》;二是事由+文种，如《关于开展廉政建设工作的报告》。

　　2. 主送机关

　　报告的主送机关应为负责受理该报告的上级机关。

　　3. 正文

　　正文由报告缘由、报告内容、结语组成。报告缘由主要交代报告产生的目的、意义或根据，用“现将××工作(情况)报告如下”转承至下文。报告内容主要包括已做的工作(取得的成效)、存在的问题、今后的工作打算等内容。不同的报告结语不同。工作报告、情况报告常用“特此报告”，建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”，“以上报告如有不妥，请指正”，答复报告多用“专此报告”，随文报告多用“以上报告，请审阅”做结语。

　　随文报告一般比较简练，只要写清楚报送的材料的名称、数目即可。

　　4. 落款

　　在正文后右下方标注发文机关，如标题中已有发文机关，则此处可省略。成文日期标注于发文机关下。

　　(四)写作要求及注意事项

　　1. 报告事项真实

　　报告中所反映的情况必须真实，以便上级机关了解实情，对发文机关的工作进行正确的指导。

　　2. 报告及时

　　向上级机关反映工作和情况要及时，以便上级机关能迅速了解情况和做出部署。

　　3. 报告中不得夹带请示

　　报告是报告，请示是请示。报告的功效只能是向上级机关说明情况和汇报工作，不得夹带请示的内容。

　　九、请示

　　(一)请示的适用范围和特点

　　请示适用于向上级机关请求指示、批准，是一种报请性的上行文，应用十分广泛，其适用范围大致有以下几个方面：

　　1. 下级机关遇到新问题、新情况，因无章可循而没有对策或把握、需要向上级机关给以指示时，要用请示。

　　2. 下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待、需要报请上级机关批准时，要用请示。

　　3. 下级机关在工作中遇到问题，虽有解决方法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些方法，需要上级机关予以帮助时，要用请示。

　　4. 下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示。

　　5. 下级机关之间在重要问题上出现了意见的分歧，需要上级机关定夺、裁决时，要用请示。

　　请示的特点：

　　第一，广泛性。请示的内容比较广泛，如请示上级批准后才能办理的事项;对现行政策、方针、法规有疑义时，让上级首肯的事项;新情况出现后，无章可循的事项，请求上级指示;因情况特殊，难以执行现行法规和政策，需变通处理的事项，需要请求上级批准;因意见分歧，需要上级裁决的事项;事情重大，虽有章可依，但因系重大步骤，仍需要上级批准事项;完成上级规划的系列任务，需要报请上级审批的专项任务。

　　第二，答复性。请示是下级针对出现的问题请示上级，因此要求上级机关给予明确回复。请示是为数不多的双向对应文体之一，与请示相对应的文本是批复。下级有一份请示报上去，上级就会有一份批复发下来。无论上级是否同意下级的请示，都会给下级一个批复。因此，请示的最直接目的，就是得到批复。

　　第三，限定性。请示的内容必须是属于本单位范围内无权或难以处理的问题或事项。不能任何事情都要请示，不能请示不属于上级机关审批权限的事项。

　　第四，紧迫性。下级请示的事项一般实效性比较强，上级机关无论同意与否都应当尽快做出批复。

　　第五，单一性。请示事项具有单一性，要求一文一事。如确实有若干事项需要同时向同一上级机关请示时，就同时写出若干份请示，它们都是各自独立的文件，有不同的发文字号和标题。而上级机关则分别根据不同的请示做出不同的批复。

　　(二)请示的类型

　　请求指示的请示是为了获得上级的指示。主要针对现行政策、方针、法规有疑义时，让上级首肯的事项;新情况出现后，无章可循的事项;与其他机关意见分歧，需要上级裁决的事项。

　　请求帮助的请示是为了获得上级的帮助。主要针对下级机关在解决问题时缺乏人、财、物，需要上级予以解决的事项;下级对有关问题负有责任，但需要其他部门予以协助的事项。

　　请求批准的请示是为了获得上级的批准。主要针对因情况特殊，难以执行现行法规和政策，需变通处理的事项;事情重大，虽有章可依，但因系重大步骤，仍需要上级批准事项;完成上级规划的系列任务，需要报请上级审批的专项任务。

　　(三)请示的写作要领

　　请示的结构为：标题+主送机关+正文+落款

　　1. 标题

　　请示的标题有两种写法:一是发文机关+事由+文种，如《××市教育局关于举行大型招聘会的请示》;二是事由+文种，如《关于举行大型招聘会的请示》。

　　需要注意的是，请示不能只用文种作为标题，单以“请示”二字作为公务文书的标题是错误的方式。写标题时随时要注意，不能将“请示”和“报告”混淆，更不能写成“请示报告”。

　　2. 主送机关

　　请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关，在这里需要特别注意的两点是：

　　①主送机关有且只能有一个。《办法》规定：请示“一般只写一个主送机关，如需同时上报其他机关，应当用抄送的形式”;“受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项”。

　　②《办法》还规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人“请示”。

　　3. 正文

　　正文一般由请示缘由、请示事项、结语三部分组成。

　　请示缘由即交代请示的原因，此部分为能否得到上级认可和批准的关键。因此，这部分既要写得简明扼要、一目了然，还要提供足够的依据、令人信服。只有把缘由说明得具体、客观，理由充分、合理，上级机关才能及时决断，做出针对性的批复。所以，缘由部分内容要十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写全，有时还需要说明背景。

　　请示事项包括办法、措施、主张、看法等。这部分内容是请示文本的主体，首先，要单一，一文一事;其次，请示的事项，要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性;最后，还要写得具体、条理清晰，如请示事项较为复杂，宜分条列项说明。在用词用语上，语气要平实、恳切，以期引起上级的重视，同时不能用语生硬，更不能低声下气、卑躬屈膝。

　　结语另起一段，一般用“以上请示妥否，请批示”、“以上请示当否，请批复”、“当否，请予审核批准”等语言。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，也不能含糊其词。

　　(四)请示的注意事项

　　第一，逐级请示。要坚持逐级请示，不得越级行文。若有特殊情况，必须越级请示时，应当同时抄送所越过的上级领导机关。

　　第二，一文一事。请示要一文一事，不得一文多事。

　　第三，不能多头请示。按照“谁主管就向谁请示”的原则，不得同时请示两个甚至多个上级机关，防止上级机关相互推诿或意见不一致而误事。受双重领导的机关向上请示要根据具体情况选择主送一个主管领导机关，另外抄送另一个领导机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送请示。

　　第四，不得抄送下级机关。上报的请示不得同时抄送下级机关。

　　第五，协商一致。凡涉及其他业务部门范围的事项，应事先协商一致，若未能取得一致意见，应在请示中如实反映，请有关部门会签后，报送上级机关裁决。

　　第六，不要事事请示。下级机关能自己解决的事项，不要请示上级机关。

　　(五)请示与报告的区别

　　第一，用途不同。报告是呈阅性公文，主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，陈述的特点明显，在报告中不能夹带请示事项。而请示是呈请性公文，主要作用是向上级机关请求指示或批准。在请示中虽然也可以陈述情况，但这是次要的，是为请示事项的提出服务的。

　　第二，内容含量不同。报告往往要涉及多个事项或一个事项的几个方面，即使是专题性报告，也往往要涉及一个事项的几个方面，内容含量大，报告比较复杂，篇幅较长;而请示的撰写强调一文一事，内容单一、篇幅较短的比较多见。

　　第三，行文时机不同。报告可以在工作进行之前行文，也可以在工作进行当中行文，而更多的是在工作完成之后行文;而请示则必须事前行文，不能“边干边请示”，更不能“先斩后奏”。

　　第四，行文处理要求不同。请示要求上级机关及时答复，而且是以批复的文种答复;报告一般不需要答复。

　　十、批复

　　(一)批复的适用范围和特点

　　批复适用于答复下级机关的请示事项。

　　批复的特点：第一，下行性。批复仅能用于下行文。第二，针对性。批复是专为请示而设置的文种，其主送机关是呈送请示的下级机关。第三，结论性。批复是针对请示问题的答复，只用做出结论即可，不必展开论述，内容较为简练。第四，及时性。上级机关批复下级机关的请示要迅速，以免耽误下级机关的工作进展。

　　(二)批复的写作要领

　　标题的写法为发文机关+事由+文种，如《国务院关于同意安徽省调整芜湖市部分行政区划的批复》、《国务院关于天津市城市总体规划的批复》。三部分不可随意省略，事由部分有的可以标明批复的态度，如写上“同意”字样。

　　正文由批复依据、批复内容、结语三部分组成。批复依据是指告知批复的是哪个请示，用“你市(省、部门等)《关于××××的请示》(请示字号)收悉”，表示来文已阅知。批复内容一般用“经研究，现批复如下”、“现批复如下”等语开始。如果对请示的内容不同意，要写明理由。如果是因情况不明，可以写“暂不予批复”。如果同意请示的内容，可直述同意事项，不必再重复有关理由。批复中有时还可提出指示性的意见和要求，但要简练。结语一般用“批复”、“特此批复”等语言，也可以不用结语自然结束。

　　十一、意见

　　(一)意见的适用范围和特点

　　意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　意见的特点：第一，多向性。意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文时，应该按照请示性公文的程序和要求办理，主要是对某一主要问题或某一方面的工作提出看法和建议，呈报上级批准或批转执行，它具有很强的建议性质;作为下行文，主要是对下级机关的工作做出部署和安排、阐明指导方针、提出具体意见。意见这一文种在这种情况下的使用，不仅体现了上级机关平等协商的民主作风，又为下级机关能够创造性地开展工作提供了空间和便利。作为平行文，主要是向平行机关或不相隶属机关提出咨询、说明主张和征求意见，告知对方以供参考。在一些工作需要有关部门进行合作、需要多方支持的情况下，意见可以起到团结力量、群策群力的效果。第二，协商一致性。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。第三，处理的多样性。上级机关应当对下级机关报送的“意见”做出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行;无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

　　(二)意见的类型

　　按照意见写作的目的和内容，可分为指导性意见、建设性意见和征询性意见三种。

　　1. 指导性意见

　　主要用于上级机关向下级机关传达指标、布置任务、提出要求等，是一种具有规范性和约束力的下行文。但与决议、决定、指示等文种不同的是，意见更具有指导性，是原则性和灵活性的结合，留有下级机关发挥和创作的余地。在处理方式上，意见也与通知、决定有所区别。上级机关明确要求执行的“意见”，下级机关要严格遵照执行;无明确要求的“意见”，可参照执行。

　　2. 建设性意见

　　主要用于下级机关向上级机关提出关于改进和推动工作的设想或建议，为上级决策提供参考，属于上行文。与指示、报告的文种的不同之处在于，意见更带有评估论证、代行起草和辅助决策的性质。在处理方式上，与报告的单向性不同，上级机关对上报的意见会进行处理或给予答复。

　　3. 征询性意见

　　主要用于平行机关和不相隶属机关之间征询意见，起参考的作用，属于平行文。与函不同的是，意见的重要性更强，并带有专述性。

　　(三)意见的写作要领

　　1. 标题

　　标题通常有两种：一是发文机关+事由+文种，如《国务院关于推进天津滨海新区开发开放有关问题的意见》。二是事由+文种，如《关于加强孤儿救助工作的意见》。

　　2. 主送机关

　　根据行文方向、内容和发布范围而定。

　　3. 正文

　　一般由意见的缘由、意见和内容组成。由于意见一般是针对某一项工作的很多方面，诸如，方向、政策、措施、困难、问题等提出意见和建议，内容覆盖面积较大，所以，意见一般采用分条列项的行文方式。

　　①意见缘由。扼要说明行文的原因、背景和指导思想，即文章的缘由。然后由过渡语“特(现)提出如下意见”引出具体内容。

　　②意见内容。这部分的写作，要围绕具体内容从不同的层面来分析。在意见的写作中，一定要有很强的针对性，分析问题要中肯、客观，提出的意见要有政策依据，对现实工作要有指导性和操作性。

　　在指导性意见中，用词要体现出庄重、严肃，多用部署性、指挥性强的语句，如“要严格执行……”“不得……”“抓紧落实……”等。

　　在建议性意见中，为体现参谋和辅助决策的意图，多用请求性语句，如“应该……”“可……”等。

　　在征询性意见中，为了体现尊重对方，多用询问式、商榷式的语句，如“拟请”“希望”“如蒙”等。

　　4. 结语

　　一般用惯用语作结，如“请各地区、各部门结合实际情况执行”“以上意见如无不妥，请遵照执行”“以上意见，请予考虑”等。

　　(四)注意事项

　　1. 正确选题

　　意见所涉及的内容，必须是重要的问题，应当是当前工作中涉及全局性、方针政策的重大事项和主要问题，不能事无巨细都写成意见。

　　2. 注意区分

　　意见是一种双向性的文种，意见的发出目的是对方态度的回执。行文时，要根据所叙述内容，把意见与相似的公文文种如请示、通知、函等严格区分开来。

　　3. 用语有别

　　意见可以作为上行文、下行文、平行文三个方向的公文，所以在不同方向的行文中，用词用语也应有别。作为上行文时，多用陈述、请求的语气;作为下行文时，多用祈使、禁止的语气;作为平行文时，多用商量、协商的语气。

　　十二、函

　　(一)函的适用范围和特点

　　函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。除上述范围，函还可用于向上级机关询问具体事项、上级机关答复下级机关的询问或请求以及上级机关催办下级机关有关事宜。

　　由于函是与主管部门而不是向有隶属关系的上级发生联系，所以函有别于“请示”。一般来说，向有直接隶属关系的上级机关请求指示，用“请示”;向无隶属关系的主管部门请求批准，用“函”。

　　函的特点：第一，广泛性。函可以用于平行机关和不相隶属机关之间，也可以用于向有关部门请求批准事项和答复请求事项。函一般是平行文，有时可以用作上行文和下行文。第二，灵活性。首先体现在行文关系灵活。函除了最常见的平行行文外，还可以作为上行文和下行文，在行文关系上，较其他文种更为灵活。其次体现在格式灵活上。除了国家高级机关用函要求严格外，一般的函则较为自便，可无文头版、不编发文字号，甚至可以不拟标题。最后还体现在写法上。这需要因函的内容而定，如是代行请示的函，可按请示的写法写;如是代行批复的函，可参照批复的写法。

　　(二)函的类型

　　按性质分，有公函、便函两种。公函比较郑重，其内容多为公务活动，代表机关、单位，具有法定效果。其格式必须按照正式文件要求印发，并要编号归档。便函，主要用于单位、领导直接处理非正式公务，以“信函格式”制发，不加标题、不须存档、有无编号皆可，但仍需加盖公章。

　　按行文方向划分，分为发函和复函。发函指向对方主动递送的函。复函指被动答复对方的函。

　　按内容划分，分为商洽函、询问答复函和求批审函。商洽函，指用于不相隶属机关商谈相关事项。询问答复函，指用于对一些问题提出咨询和答复，可以是平行文，也可以是上行文和下行文。求批审批函，指用于向无隶属关系的主管部门提出请求审批事项，无隶属关系的主管部门答复审批事项。

　　值得注意的是，有时收到请示的上级机关会授权办公部门以复函的形式答复报送请示的机关，如《国务院办公厅关于增补和调整国务院新型农村合作医疗部际联席会议成员的复函》是国务院授权国务院办公厅答复卫生部提出的《关于调整和增补国务院新型农村合作医疗部际联席会议成员的请示》的，本来国务院是卫生部的领导机关，但国务院办公厅和卫生部则属于平行关系，因此不能使用批复这一文种，要使用复函，可归为求批审批函一类。函复请示时要写明“经××同意”字样。

　　(三)函的写作要领与格式

　　由于函的种类较多且灵活性较强，这里就主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

　　1. 标题

　　标题有两种写法：一是发文机关+事由+文种，如“××省人民政府关于新建××机场名称的函”;二是发文机关+文种，如《浙江省人事局函》。

　　2. 发文字号

　　和其他公文文种的发文字号相似，只需要在机关、单位代字中加上“函”字即可。如冀政字[2013]01号，表示河北省人民政府2013年第1号函件。

　　3. 主送机关

　　主送机关即受理函件的机关、单位，应写全称。

　　4. 正文

　　正文一般包括缘由、事项和结语三部分。缘由是指要写明发函或复函的缘由和目的，复函要引述来函的日期、文号或标题。事项是指要写明发函询问或请求的内容，复函要针对来函的询问一一做出答复。发函的语言要委婉恳切，不可强人所难;复函的语言要明确清晰，不可模棱两可。结语一般是习惯用语。发函常用“特此函达”、“即请复函”、“敬请回复”、“务希见复”等，复函常用“特此函告”、“特此函复”、“此复”等。

　　函的写作要一函一事，行文要简洁、明快，语气要谦和得体。多用雅语和敬语，如“承蒙”、“烦请”、“敬希”、“如蒙惠允，不胜感荷”等语言。

　　5. 落款

　　落款包括署名和成文时间两项内容，并要加盖公章。

　　函的格式与一般公文略有不同，函头通常只标识发文机关名称而不带“文件”二字的信函式格式，发文机关名称使用全称。发文机关名称之下印一条上粗下细的武文线，文件下部边缘要印一条下粗上细的文武线。发文字号中嵌入“函”字，单独编发函号。文号置于武文线下，标题的右上方;秘密等级和紧急程度置于武文线下，标题的左上方。文种要注明是“函”还是“复函”。

　　在写这种文种时首先要注意行文简洁明确，语言朴实自然，把握好用语分寸。无论是平行文或者是不相隶属机关之间的行文，都要注意语气平和有礼，不能以势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性、答复的指向性和明确性。其次，函也有时效的问题，特别是复函，更应迅速及时。

　　(四)函与请示的区别

　　第一，行文对象不同。向同级或不相隶属机关请求批准事项，应当用函;凡是向有隶属关系的上级机关请求批准，应当用请示。

　　第二，行文语气不同。向不相隶属的业务主管部门提出请批事项的函，语气要委婉和谦和。向上级请求批准，要敬重。

　　第三，结语不同。请求批准函的结语多用“特此致函，敬请函复”等;请示的结语多用“妥否，请批示”等。

　　十三、会议纪要

　　(一)会议纪要的适用范围和特点

　　会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　会议纪要的特点：第一，使用范围广泛。机关、团体、企业、事业单位都可以使用。第二，多向性。会议纪要可以上呈，用以汇报会议情况和结果;也可以下发或平发，用以传达会议精神和结果。第三，纪实性。会议纪要要真实记载会议的主要情况和主要精神，不允许虚构或夸大。第四，系统性。会议纪要不同于会议记录，不是记录会议过程中的每一句话，而是对会议材料进行深入分析和研究，系统体现会议的本质内容。

　　(二)会议纪要的分类

　　指导性会议纪要：对有关单位的工作具有参考价值或指导意义。一般由会议主办单位或更上一级机关用批转或转发文件的形式印发，要求受文单位“贯彻执行”或“参照执行”。

　　协作性会议纪要：多家单位共同开会研讨某一需要协作的事项，会议的结果要求与会单位共同遵守和执行。

　　通报性会议纪要：在报刊上发表的学术性会议纪要，以及类似于会议纪要的会议综述文章，大多属于此类。

　　(三)会议纪要的写作要领

　　1. 标题

　　会议纪要的标题一般是会议名称+纪要，如《全国教育工作会议纪要》。也有的使用事由+文种的标题，如《关于研究大学生就业问题的会议纪要》。还有的使用会议主办单位+会议名称+纪要的标题，如《教育部2008年大学生就业工作会议纪要》。

　　2. 成文日期

　　一般写在标题下，也可以写在正文右下方。

　　3. 正文

　　会议纪要正文一般由会议概况、主要内容、结语三部分组成。会议概况包括会议的动因、时间、地点、名称、人员、议程、进展、收获八个方面。主要内容即会议的主要精神、讨论的主要问题、提出的要求、制定的任务，等等。

　　3. 结尾

　　结语主要是对会议的评价，以后工作的意见，会议的倡议或号召等。有时也可没有结尾。

　　(四)写作要求与注意事项

　　1. 掌握会议的全部情况

　　写作会议纪要首先要弄清楚会议的目的、人物、内容和形式，掌握会议的所有文件材料，参加会议的全过程，并认真做好记录，特别是要注意阅读会议的主体文件、领导同志的发言，掌握会议的主要精神。

　　2. 抓住要点，突出会议纪要

　　会议纪要虽然是会议本身的反映，但不能也不可能面面俱到，还原会议。而应该是围绕会议的主题，抓好要点、突出重点，把会议最主要的情况和决议简明扼要地反映出来。

　　3. 注意区别于会议记录

　　会议纪要和会议记录是两种不同的文种，有着密切的联系，但也有显著的区别。

　　两者的联系在于：会议纪要是以会议记录为基础和依据，反映会议的主要内容。两者的区别在于：会议记录是讨论发言的实录，属于事务文书;会议纪要只记要点，属于法定行政公文。会议记录一般不公开，无须传达或传阅;而会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

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